نرم افزار حسابداری چگونه می تواند در کسب و کار موثر باشد؟
نرم
افزار حسابداری چگونه می تواند در کسب و کار موثر باشد؟
اگر بخواهیم نرم افزار
حسابداری را
تعریف کنیم باید بگوییم نرم افزار کاربردی است که تراکنشات حسابداری را ذخیره و
عملیات لازم را روی آن‌ها انجام می‌دهد.
یک نرم افزار حسابداری خوب باید قابلیت
توسعه را داشته باشد بدین‌صورت که شرکت سازنده برای انواع کسب‌وکارها متناسب با
نیازهای آن‌ها امکان توسعه نرم افزار را فراهم آورد.
نرم افزار حسابداری به صورت تک کاربر
و شبکه قابل ارائه است که بسته به نوع تجارت مورد استفاده قرار می‌گیرد.
در هر شرکت با هر کسب‌وکاری برای هر تراکنش مالی باید یک
سند حسابداری صادر شود. در هر سند اطلاعاتی مانند طرف حساب، تاریخ و اطلاعات مربوط
به تراکنش وجود دارد. در نرم افزار حسابداری حسابگر کاربر
علاوه بر صدور سند قادر به صدور سند موقت نیز است. سند موقت پیش‌نویس سند عادی است
که با تایید مدیر مالی به سند دائمی تبدیل می‌شود. صدور سند موقت روی بدهکار و
بستانکار بودن حساب‌های درگیر اثر نمی‌گذارد و فقط با تبدیل به سند عادی اثر گذار
می‌شود. کلیه اطلاعات برای صدور سند موقت همانند سند عادی است. با استفاده از دکمه
گردش می‌توانید گردش حساب مورد نظر خود را مشاهده نمایید. برای قطعی کردن سند موقت
از روش یک به یک، همه سندها به یک سند و گروه‌بندی می‌توان استفاده کرد. در روش یک
به یک هر سند موقت به یک سند عادی تبدیل می‌شود. اگر قصد دارید که چندین سند موقت
را با هم به یک سند عادی تبدیل کنید دکمه همه سندها به یک سند را انتخاب کنید. روش
آخر روش گروه‌بندی است که با این امکان می‌توانید سندها را بر اساس تاریخ و یا
کاربر و یا هر دو گروه‌بندی نمایید.
ثبت سریال برای کالا در سیستم از دیگر امکانات نرم افزار حسابداری است. این امکان یک شماره را به هر کالا
اختصاص می‌دهد که این شماره می‌تواند منحصربه‌فرد و یا تکراری باشد که به نسبت
نیاز خود می‌توانید آن را تعیین کنید. با این شماره امکان گزارش از وضعیت کالا
قابل دستیابی است. با این امکان در نرم افزار
حسابداری می‌توان برای کالا چهار
وضعیت جاری، معیوب، در کنترل، سوخت شده را تعیین کرد. همچنین در همین بخش امکان
ایجاد گارانتی محصول نیز میسر است.
از عطف سند در نرم افزار
حسابداری برای
تعیین صدور فاکتورهای اتوماتیک فاکتورها توسط کاربر استفاده می‌شود. بدین صورت که
کاربر بر اساس نیاز کسب و کار خود تعیین می‌کند که در هنگام صدور فاکتور کدام حساب‌ها
بدهکار و کدام حساب‌ها بستانکار باشند. در بخش صدور عطف‌های سند برای هر فاکتور اطلاعاتی
مانند شماره عطف، شرح عطف، شماره حساب، نام حساب، بدهکار یا بستانکار، نوع
مبلغ را تعیین کنید. زمانی که اطلاعات مربوط به فاکتور خود را ثبت کردید با دکمه
ذخیره می‌توانید عطف سند مورد نظر خود را ذخیره نمایید. بعد از ثبت عطف باید در
بخش تعریف پیش‌فرض‌ها، بخش عطف‌های صدور سند، پیش‌فرض عطف فاکتور فروش را به عطفی که ذخیره کرده‌اید تغییر دهید.
نرم افزار حسابداری
نرم افزار های مالی شایگان سیستم چه کمکی به فعالیت کسب و کار می
کنند؟
نرم افزار های مالی شایگان سیستم چه کمکی به فعالیت کسب و
کار می کنند؟
هر نرم افزار مالی یک نرم افزار ویژه
است که تمام فعالیت‌های مالی یک کسب‌وکار را مطابق با استانداردهای آن کسب‌وکار
ذخیره و مدیریت می‌کند.
از امکانات ضروری یک نرم افزار مالی حسابداری و انبارداری است. یکی از راه‌ها
برای ورود و خروج هزینه‌ها در نرم افزار مالی برگه دریافت و
پرداخت وجه است. در این برگه اطلاعات اولیه مانند شماره برگه، شماره مشتری، نام
مشتری، تاریخ برگه، قابل ثبت هستند، بعد از وارد کردن اطلاعات ابتدایی مبلغ برگه و
همچنین نوع پرداخت که یکی از حالات نقدی، چک دریافتنی و یا پرداختنی، کارت اعتباری
و... است را وارد کنید. نرم افزار مالی این امکان را برای
کاربر فراهم آورده است که در صورت لزوم نوع پرداخت مد نظر خود را نیز به این لیست
اضافه کند. با انتخاب چک دریافتنی و یا پرداختنی به صورت اتوماتیک برگه وضعیت چک
برای ثبت اطلاعات مربوط به چک که شامل پرداخت کننده، نام پرداخت کننده، شماره چک،
تاریخ سررسید، شرح چک، کد نماینده، نام نماینده، نام شعبه، نام بانک، شماره حساب
جاری، تعیین وضعیت چک (باطل شده، انتقالی، تضمینی، سفید، پاس نشده، در جریان، پاس
شده، برگشتی و نقدی)، دریافت کننده، نام دریافت کننده و... است، باز می‌شود.
اصلاح مقدماتی از امکانات کاربردی نرم افزار مالی است که با استفاده از این امکان تمامی
عملیات حسابداری و ارتباطات آن‌ها قابل کنترل است. در واقع اگر بخشی از یک عملیات
حسابداری ثبت نشده باشد و یا دارای اشکال باشد در این بخش قابل کنترل است و به
کاربر نوع خطا نشان داده می‌شود. در هنگام پایان دوره مالی برای بستن حساب‌ها
ابتدا باید از درستی عملیات حسابداری اطمینان داشته باشید تا انتقال به دوره مالی
جدید به درستی صورت پذیرد. اطلاعاتی که در بخش اصلاح مقدماتی قابل اصلاح هستند به
شرح زیر می‌باشند: کنترل
حساب‌ها، کنترل اقلام موجودی، کنترل اسناد حسابداری، کنترل فاکتورها، کنترل اسناد دریافت و پرداخت، کنترل چک‌ها، کنترل چارت کالاها، کنترل
هزینه‌های ثابت، سریال‌ها، کنترل شماره چک‌های تکراری، کنترل
ترتیب، کنترل چارت حساب‌ها، کنترل تفصیلی واحد، کنترل
ردیف سند دریافت و پرداخت، کنترل ردیف فاکتور، کنترل ردیف سند، اصلاح
فایل‌ها با مدیریت، که با انتخاب هر تب می‌توان نوع خطا موجود را مشاهده کرد و
اقدامات لازم برای برطرف کردن آن را انجام داد.
در پایان دوره مالی علاوه بر بررسی حساب‌ها و اقلام موجودی و تمامی
موارد گفته شده بالا، انبارگردانی نیز ضروری است که در انبارگردانی مغایرت‌های
موجودی کالاهای موجود در انبار و موجودی سیستم نرم افزار مالی مورد بررسی قرار می‌گیرد.
هر نرم
افزار مالی باید دارای گزارش‌های
قوی باشد. در نرم افزار
مالی شایگان سیستم
گزارش‌های متنوعی در اختیار کاربر قرار دارد که از کاربردی‌ترین این گزارش‌ها می‌توان
به گزارش صورتحساب مشتری، حساب در یک نگاه و شرکت در یک نگاه اشاره کرد.
No comments:
Post a Comment